ОБЩИЕ УСЛОВИЯ УЧАСТИЯ В ВЫСТАВКАХ

Ознакомиться с общими условиями участия в выставке  можно здесь:   Общие_условия_участия_2020

Настоящие условия являются приложением к Договору, заключаемому с  Участником (далее-Экспонент) выставок/ярмарок, конгрессных мероприятий (далее-Выставка), проводимых Организатором на территории Республики Беларусь и за рубежом.

ОРГАНИЗАТОР:  ООО «ЭкспоСистемс», ООО «Асунта ДМ», ЧП «Нилати Групп».

Экспонент Выставки, подписавший Договор на участие в Выставке, обязан соблюдать требования общих условий участия в выставках, изложенных в настоящем документе.

Получение Организатором выставки подписанного Экспонентом Договора на участие в Выставке означает, что Экспонент согласен принять участие в Выставке и полностью оплатить свое участие в ней в порядке и на условиях, определенных в Договоре.

Экспонент также признает, что Организатор Выставки понесет расходы, связанные с выполнением своих обязательств по Договору и поэтому не будет требовать возврата уплаченных Организатору Выставки денежных средств (за исключением случая полной отмены Выставки по инициативе Организатора).

Кроме того, Экспонент обязуется возместить Организатору Выставки причиненные им убытки, если таковые имели место.

  1. ОФОРМЛЕНИЕ УЧАСТИЯ

1.1. Для оформления участия в Выставке необходимо в адрес Организатора выслать заверенные подписью и печатью заявочные формы (не позднее, чем за 10 дней до начала Выставки):

  • Информационную заявку на участие в Выставке;
  • Договор на участие в Выставке;
  • План стенда с перечнем дополнительного оборудования и услугами (при необходимости);
  • Информацию для внесения в электронную версию каталога Выставки (предоставляется только в электронном виде).

1.2. Оформленные заявочные формы являются обязательствами Организатора и Участника (Экспонента) друг перед другом.

1.3. После получения подписанного с двух сторон Договора на участие в Выставке указанный Договор не может быть аннулирован в одностороннем порядке, как со стороны Организатора, так и со стороны Экспонента.

1.4. Экспоненты, не предоставившие заявочные формы для внесения в каталог, включаются в каталог на основе информации, имеющейся в Договоре. Претензии по поводу не включения в каталог или ошибок в информации - не принимаются.

  1. СТОИМОСТЬ УЧАСТИЯ - ПОРЯДОК ОПЛАТЫ

2.1. Стоимость участия в Выставке определяется в соответствии с расценками, приведенными в Информационной заявке на участие и оплачивается на основании заключенного Договора. Порядок и сроки платежей указываются в Договоре. Оплата за участие в Выставке производится Экспонентом на расчетный счет Организатора в сроки, указанные в Договоре. Для нерезидентов в иностранной валюте, для резидентов в белорусских рублях.

2.2. В качестве подтверждения участия в Выставке Экспонент производит предоплату в размере не менее 30% от общей суммы Договора в срок не позднее 5 (пять) банковских дней с момента подписания Договора. В случае неоплаты или не полной оплаты подтверждения участия в указанные сроки, Организатор оставляет за собой право располагать стенд Экспонента на экспозиции выставки по своему усмотрению.

2.3. Экспонент допускается к участию в Выставке при условии 100% предоплаты стоимости участия указанной в Договоре.

2.4. В случае просрочки платежей, Экспонент выплачивает Организатору пеню в размере 0.2% от общей суммы Договора за каждый день просрочки. Уплата пени не освобождает Экспонента от принятых на себя обязательств по Договору.

2.5. Организатор вправе установить льготные условия оплаты за участие в Выставке.

2.6. Выставочная экспозиция, не занятая Экспонентом ко времени открытия Выставки считается свободной и Организатор имеет право распорядиться ей по своему усмотрению. В этом случае сумма оплаты за участие в Выставке Экспоненту не возвращается.

2.7. Отказ Экспонента от участия в Выставке менее чем за 40 календарных дней до еѐ начала влечет за собой уплату Организатору неустойки в размере 50% от суммы Договора, 100% - при отказе от участия менее чем за 30 дней до начала Выставки.

2.8. Действие Договора между Организатором и Экспонентом прекращается после выполнения Сторонами своих обязательств. Датой окончания предоставления Организатором услуг по участию Экспонента в Выставке является день окончания работы Выставки.

2.9. Организатор предоставляет Экспоненту подписанный акт приемки-сдачи оказанных услуг. Экспонент обязан подписать и вернуть Акт в течение 5 (пять) дней с момента получения от Организатора. В ином случае предоставить письменный мотивированный отказ от его подписания. Если Экспонент не предоставил подписанный Акт и не предоставил мотивированный отказ, услуга считается оказанной в полном объеме и принята Экспонентом (молчаливый акцепт). Организатор имеет право составить односторонний Акт, являющийся основанием для проведения расчетов между сторонами.

  1. СТРОИТЕЛЬСТВО СТЕНДА

3.1. При заказе строительства индивидуального стенда к Договору на участие Экспонент прилагает план стенда со схемой расстановки электрооборудования, водоснабжения, воздухоснабжения, набора мебели и оборудования.

3.2. Экспонент может производить застройку стенда самостоятельно или с привлечением третьей стороны, при условии согласования проекта стенда с Организатором (не позднее чем за 10 дней до начала монтажа Выставки). Стенд должен соответствовать строительным нормам и предписаниям Организатора.

3.3. Для допуска третьей стороны к проведению работ по застройке стенда на выставочных мероприятиях Организатора, Экспоненту необходимо уведомить Организатора о привлечении третьей стороны, а компании-застройщику пройти аккредитацию (проверку наличия всех разрешающих документов на ведение работ), получить разрешение на осуществление работ изаключить договор аккредитации. Согласование документов и заключение договора необходимо произвести не позднее 10 дней до начала монтажа Выставки. При отсутствии договора аккредитации, проведение любых работ на территории выставки запрещено! Условия аккредитации компаний-застройщиков, расценки и заявочные формы доступны на сайте Выставки.

3.4. Экспонент, планирующий строительство стенда с элементами конструкций выше стандартной высоты 2,5 м., должен согласовать расположение стенда с Организатором Выставки, т.к. конструкции должны быть увязаны с соседними стендами и не должны нарушать общую планировку, мешать работе на соседних стендах.

3.5. Монтаж-демонтаж стенда и экспонатов должен производиться только в пределах заявленной выставочной экспозициипри обязательном условии оставления проходов свободными. Организатор имеет право переставить или убрать за счет Экспонента все, что может мешать нормальной работе Выставки.

3.6. Заказ на изменение планировки стенда или дополнительное оборудование за 2 дня до начала Выставки и во время работы Выставки принимается со 100% наценкой и только при условии наличия дополнительного оборудования.

  1. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН, СТРАХОВАНИЕ

4.1. Страхование экспонатов от любого нанесенного ущерба Экспонент осуществляет самостоятельно.

4.2. Организатор обеспечивает круглосуточную общую охрану на территории выставки, не осуществляя при этом индивидуальную охрану стенда. Организатор рекомендует во время работы Выставки проявлять внимательность для сохранности экспонатов, ценных предметов, личных вещей.

4.3. Организатор не несет ответственности за сохранность экспонатов или собственности Экспонента в случае потери, порчи, кражи на Выставке, повреждений в рабочее время Выставки (с 9.00 до 19.00 часов), в дни монтажа и демонтажа Выставки, а также имущества и инвентаря Экспонента, не успевшего своевременно вывезти свои экспонаты с территории Выставки.

4.4. Экспонент может крепить информационные материалы к панелям ограждения, не нанося при этом повреждений оборудованию Организатора. Стоимость поврежденных элементов конструкций стенда взыскивается с Экспонента в четырехкратном размере.

4.5. Экспонент несет ответственность за содержание и достоверность информационных рекламных материалов и за их соответствие требованиям «Законуо рекламе» Республики Беларусь, за качество представленных на Выставке экспонатов.

4.6. Экспонент (его представители) несет ответственность за ущерб, нанесенный третьим сторонам во время участия в Выставке, включая повреждения, причиненные павильону и выставочному оборудованию.

4.7. Организатор имеет право, если того требуют обстоятельства, изменить месторасположение предоставляемой Экспоненту выставочной экспозиции предварительно уведомив его об этом.

  1. РАБОТА НА ВЫСТАВКЕ

5.1. Все монтажные работы на стендах, работы по расстановке экспонатов, вывоз тары должны быть закончены в последний день монтажа Выставки до 20.00.

5.2. Размещение элементов рекламы на стенах, конструкциях, баннерах, колоннах, полу и других частях павильона согласовывается с Организатором и оплачивается по дополнительному тарифу.

5.3. Любые маркетинговые активности, проводимые Экспонентом на Выставке, должны быть согласованы с Организатором в письменной форме.

5.4. Любая звуковая или движущаяся реклама должна быть письменно согласована Экспонентом с Организатором во избежание помех для работы других участников Выставки. Любая реклама, нарушающая планировку или целостность всей экспозиции Выставки, нормы этики и морали или наносящая ущерб престижу Выставки, может быть запрещена Организатором.

5.5. Установка аудиосистем на стенде должна быть согласована с Организатором. Заявка должна быть подана как минимум за 10 (десять) до открытия Выставки. Громкость в пределах границ стенда Экспонента не должна превышать 60 дБ.

5.6. При несоблюдении пунктов 5.3. - 5.5. подача электричества к стенду экспонента может быть прекращена. При этом Экспонент не имеет права на претензии по поводу ущерба как прямого, так и косвенного, вызванного прекращением подачи электроэнергии.

5.7. При воспроизведении аудио и видео материалов Экспоненты самостоятельно несут ответственность за соблюдение авторских прав воспроизводимых материалов.

5.8. Конкурсы, лотереи, розыгрыши и призовые соревнования проводятся только в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

5.9. Специальная подсветка на фризовой панели должна освещать только данную фризовую панель. Мигающий свет не допускается. Организатор оставляет за собой право отключить электропитание устройства Экспонента, свет которого мешает работе других Экспонентов Выставки.

5.10. Продажа экспонатов и оборудования на выставке осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

5.11. Запрещается демонтаж стенда, упаковка и вынос экспонатов со стенда до официального закрытия Выставки.

5.12. После окончания работы Выставки все элементы конструкций и рекламно-информационные материалы, в том числе баннеры, листовки и т.п. вывозятся Экспонентом самостоятельно.

  1. СОБЛЮДЕНИЕ ПРАВИЛ ПОЖАРНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ И ТЕХНИКИ БЕЗОПАСНОСТИ

6.1. Экспонент обязан соблюдать правила пожарной безопасности, а также требования техники безопасности.

6.2. Запрещается размещать на стендах экспонаты, являющиеся пожароопасными либо легко воспламеняющимися.

6.3. Для Экспонентов, монтаж/демонтаж стендов которых, производится с привлечением третьих лиц, должны быть: планировка стенда, сертификаты, что используемые при строительстве материалы и конструкции, включая напольное покрытие, дерево, подиум и др. прошли противопожарную обработку и не являются легковоспламеняющимися и пожароопасными. Наличие огнетушителей обязательно для стендов с экспонатами, представляющих повышенную пожароопасность.

6.4. На территории выставки запрещается пользоваться открытым огнем. Курение разрешено только в обозначенных зонах для курения.

  1. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ

7.1. В первый день работы Выставки Экспонент обязан произвести проверку взаиморасчтов с Организатором и произвести необходимые доплаты.

7.2. Сроки проведения монтажа и демонтажа определяются Организатором в зависимости от профиля Выставки.

7.3. Суборганизатор несет полную ответственность за соблюдение Общих условий участия всеми Экспонентами коллективной экспозиции.

7.4. Передача со стендов проданных экспонатов не допускается до окончания работы Выставки.

7.5. Категорически запрещается Экспонентам устранять собственными силами неисправности в работе установленного на стенде электрооборудования предоставленного Организатором, а также самостоятельно производить подключение электроприборов к штатным источникам электропитания выставочного павильона.

7.6. При самостоятельном строительстве или строительстве стенда третьими лицами Экспонент обязан предоставить Организатору полную техническую документацию (проекты стендов и временных сооружений, электросхемы с указанием необходимых нагрузок, схемы сантехнических и инженерных подключений в двух экз. на согласование не позднее, чем за 10 (десять) дней до установленной даты начала монтажных работ. Внесение изменений в согласованные проекты без письменного согласия Организатора не допускается. Дополнительно Экспонентом предоставляется: - выписка из журнала о присвоении группы допуска на право проведения электромонтажных работ - копия технического отчета о проведении электрофизических испытаний электрооборудования, применяемого при строительстве стенда.

7.7. Электротехнические работы (подключение стендов и экспонатов к источникам электроснабжения), работы по подводу сжатого воздуха, а также все сантехнические работы производятся только специалистами Организатора, после предварительной оплаты предоставляемых услуг в установленном порядке. При самостоятельном Экспонентом подключении стенда и экспонатов к источникам электроснабжения Организатор не несет ответственности за техническое состояние подключенной техники.

7.8. Все экспонаты должны оставаться на стендах до полного завершения работы Выставки. Если по вине Экспонента была нарушена целостность экспозиции Выставки, и тем самым был нанесен ущерб посетителям, Организатору и другим Экспонентам, Организатор имеет право взыскать с Экспонента неустойку в размере 25% от общей стоимости Договора.

7.9. Подписанные копии документов, полученные по факсу или электронной почте, имеют полную юридическую силу.

ЭКСПОНЕНТ С ОБЩИМИ УСЛОВИЯМИ УЧАСТИЯ В МЕЖДУНАРОДНЫХ ВЫСТАВКАХ ОЗНАКОМЛЕН.